WowTernyata "Mendengarkan Mungkin Adalah Pekerjaan Tersulit Seorang Atasan"

Karena kemarin nonton DVD Seri sampai kemalaman tapi harus bangun pagi karena ada meeting "penting" hari ini, alhasil rasanya ngantuk pisan di kantor. Meetingnya dibuat bergilir & kebetulan grup kita mendapatkan giliran terakhir yang harusnya jam 1 siang tapi molor jadi jam 3. 

Pas giliran group kita, atasanku langsung memulai presentasinya yang panjang ke Atasan yang lebih tinggi lagi (Level International). Presentasi berisi berbagai macam informasi baik financial maupun tidak. Presentasi  dilanjutkan oleh rekan ku & akhirnya aku. Alhasil kita memakan waktu 2 jam untuk presentasi dgn diskusi/feedback cuma +/- 10 menit. Selesai presentasi itu, rasanya sudah cukup lelah, namun itu belum selesai karena sekarang giliran Atasan dr International region melakukan presentasi setelah mendengarkan presentasi dari 3 group. OMG....aku secara personal rasanya sudah sangat lelah karena kurang tidur, Suhu udara yang terlalu dingin & sudah jam 6.30.....oh tidak. Rasanya sudah sangat tidak nyaman, konsentrasi pun sudah buyar. 

Ketika muncul slide "Thank You", hati rasanya senang sekali pengen langsung berdiri & meninggalkan ruangan. Dalam perjalanan pulang kerumah, aku kepikiran betapa tidak nyamannya aku mendengarkan presentasi seseorang dalam durasi 1.5 jam, dan setelah itu aku langsung kepikiran bagaimana dengan atasan dr International region tersebut? dia duduk & mendengarkan presentasi dari 3 group Total 8 jam. Aku yang duduk 1.5 jam saja sudah "konslet" kepalanya, apalagi dengan beliau yang harus dengerin presentasi 8 jam. Bagaimana dia mempertahankan konsentrasinya? bagaimana dia mengalahkan kebosanannya?. Kalau aku mengeluh Meetingnya bosan banget, bagaimana dengan beliau yang harus mendengarkan semua orang ngomong? WowTernyata Mendengarkan mungkin adalah salah satu pekerjaan tersulit bagi seorang atasan ketika harus mendengarkan presentasi laporan yang banyak detailnya. Bagaimana menurutmu?

http://www.savagechickens.com/images/chickensleepdisorder.jpg

Kalau pikirannya dilanjutkan lagi, kenapa Mendegarkan presentasi pada saat meeting bisa sangat membosankan? mungkin karena secara alami manusia memang memiliki sistem penyaringan informasi  otomatis yang akan memberi perhatian lebih kepada hal yang dianggap menarik. Namun ketika tidak menarik, maka otak kita secara otomatis berpaling ke hal lain atau langsung menutup diri tidak memproses informasi sama sekali & itulah awal dari muncullah kebosanan. Dan seringnya meeting dilakukan dalam bentuk forum dengan jumlah peserta bisa lebih dari 10 orang dari berbagai pihak dengan tujuan untuk bisa berkordinasi dengan baik antar group. Namun semakin besar peserta meeting maka semakin sulit untuk mempertahankan konsentrasi 100% semua peserta.

Jadi bagaimana caranya membuat meeting rutin menjadi menyenangkan? Stop buat meeting yang penuh dengan presentasi  yang cuma presentasi saja yang hanya untuk menginformasikan saja (reporting), karena reporting bisa dilakukan melalui email & dokumen print yang bisa dibaca sendiri. Meeting Formal dengan jumlah yang Besar memang tetap harus diadakan untuk update seperti Yearly Meeting atau maksimal Quarterly Meeting tapi ketika dilakukan terlalu sering, maka akan membuat semua orang malas datang ke meeting. No Wonder anggota DPR banyak yang tidur kalau lagi meeting :). 

Mari Mulailah dengan Meeting yang efektif yang penuh dengan diskusi & brainstorming hanya dengan bagian yang memang terkait secara langsung (jumlah optimum). Mulailah dengan coretan dikertas, gunakan kembali papan tulis.. Stop Doing Formal & Polite Presentation, Lets Start "Creating Solution" Fun Meeting.